‘DelfSail 2024’ smeedt integraal veiligheidsplan
Havens zijn economische hotspots met regionale en vaak landelijke uitstraling. Bedrijven van allerlei omvang doen er, al dan niet in onderlinge verbondenheid, hun ding. Havenorganisaties ondersteunen de identiteit en ontwikkeling van bedrijven met hoogwaardige voorzieningen, professionele logistiek en krachtige netwerken. Om dat kracht bij te zetten, worden steeds vaker Sail-evenementen of havendagen georganiseerd. Dagen waarop bedrijven en dienstverleners zich open stellen voor publiek, relaties ontvangen en laten zien wat ‘hun ding doen’ is. Met hier en daar een feestelijk podium. Sail Amsterdam, Havendagen Rotterdam, Sail Kampen, Open Havendag Moerdijk en Sail Den Helder zijn succesvolle voorbeelden die ook in het buitenland navolging krijgen.
Van 13 tot 16 juni dit jaar is de Groningse zeehaven Delfzijl het decor voor het bruisende vierdaags nautisch evenement ‘DelfSail 2024’. Aan vier dagen feest op het water en op de haventerreinen gaat ruim een jaar voorbereiding vooraf om een veilig verloop van het evenement te waarborgen. Een gezamenlijke opgave voor alle partners die in de organisatie en de randvoorwaarden een rol hebben te spelen. Met een integraal veiligheidsplan heeft DelfSail de basis gelegd voor een feestelijk evenement waarbij risico’s goed kunnen worden beheerst en stad en haven in noodsituaties bereikbaar blijven.
Maritieme vaartuigen
Delfsail in een samenvatting: tientallen tallships en bruine vloot schepen en diverse andere grote maritieme vaartuigen, meerdere podia voor grote muziekoptredens, overal tijdelijke overkappingen voor bedrijven om mensen te ontvangen, demo-locaties voor allerlei technische systemen en een locatie voor vuurwerk. Tienduizenden mensen per dag, met een tijdelijke infrastructuur voor stroom en sanitair, in een haven waar het werk moet kunnen doorgaan, in de nabijheid van een actief industriegebied met BRZO-signatuur.
Logistieke functie
Vanuit het perspectief van veiligheid is een groot evenement in een havengebied een bijzondere uitdaging. Havens hebben immers wezenlijk andere functies en kenmerken dan evenementenlocaties en daar hebben de organisatoren, die verantwoordelijk zijn voor een veilig evenementenverloop, nadrukkelijk rekening mee te houden. Een haven heeft primair een logistieke functie: verlading, op- en overslag van goederen, transport via de landinfrastructuur of binnenwateren naar het achterland en meestal ook industriële productie.
Grote mensenmassa’s
De haven van Delfzijl in deze casus is, zowel op het water als op het land, niet ontworpen en ingericht voor 370.000 bezoekers in vier dagen tijd. Het havengebied heeft maar een beperkt aantal ontsluitingswegen en beperkte parkeercapaciteit. Grote podia voor de geplande concerten in het programma zijn voor de haven een gebiedsvreemde activiteit. De belangrijkste opgave voor de organisatie van DelfSail en haar partners is het voorkomen van onveiligheid en incidenten als gevolg van grote mensenmassa’s en intensieve verkeersstromen. Daarnaast moet het logistieke proces van de haven door kunnen gaan en moeten de haven én de stad bereikbaar blijven. Ook voor reguliere hulpverlening, want buiten het evenement draait het openbare leven in Delfzijl en omgeving door.
Evaluatie
DelfSail wordt gemiddeld iedere vijf jaar georganiseerd en beleeft dit jaar zijn zevende editie. De vorige editie vond plaats in 2016. Als gevolg van de coronapandemie moest Delfzijl drie jaar langer wachten op de terugkeer van de Tall Ships en andere bijzondere vaartuigen. Dit lange intermezzo heeft de DelfSail-organisatie benut om de veiligheidsparagraaf rond het evenement grondig te evalueren en op een nieuwe leest te schoeien. Daarbij zijn ook lessen getrokken uit de evaluatie van 2016, toen bleek dat de voorbereiding van de veiligheids- en risicobeheersingsmaatregelen voor verbetering vatbaar was.
Nauwe samenwerking
Het resultaat van die evaluatie is dat alle betrokken stakeholders gezamenlijk onderkennen dat nauwe samenwerking en tijdig beginnen met de voorbereiding cruciale voorwaarden zijn. Die stakeholders zijn de DelfSail-organisatie, havenbeheerder Groningen Seaports, Gemeente Eemsdelta, Provincie Groningen en Rijkswaterstaat als bevoegde gezag en de Veiligheidsregio Groningen. De eerste gezamenlijke voorbesprekingen zijn al in het voorjaar van 2023 van start gegaan en de contouren van het integraal veiligheidsplan waren in december gereed. Een belangrijk verschil met voorgaande edities, toen de verantwoordelijkheid voor een veilig verloop nog bij de overheids (hulp)diensten lag, is dat anno 2024 de DelfSail-organisatie zelf primair verantwoordelijk is voor alle aspecten van evenementenveiligheid.
Scenario’s
Met ondersteuning van Kappetijn Safety Specialists (KSS) heeft de projectgroep van betrokken partijen een grondige risicoanalyse uitgevoerd, om in kaart te brengen wat de belangrijkste risico’s van het evenement zijn in termen van veiligheid, zowel op het water als op het land. Dat heeft een lijst van 16 mogelijke scenario’s opgeleverd, waarbij de beheersbaarheid van grote mensenmassa’s (crowd management) en mobiliteit (bereikbaarheid van het havengebied en de stad) vanwege hun impact de hoogste prioriteit krijgen. Veel mensen op een schip, veel mensen bij het vuurwerk, veel mensen bij een podium, veel mensen bij een demonstratie, veel mensen op een kade. Grote aantallen mensen die niet overal naartoe kunnen vluchten is samen met de bereikbaarheid van het havengebied het kernrisico voor een Sail-evenement.
Spreiding
Spreiding in tijd en ruimte is de sleutel tot beheersing van grote publieksstromen en het voorkomen van incidenten als gevolg van stagnatie en verdrukking. In het verleden zijn bij evenementen in het buitenland (Love Parade Duisburg 2010, Roskilde Denemarken 2000) slachtoffers gevallen door paniek en/of gedrang in grote menigten. De organisatie van DelfSail rekent op basis van voorgaande edities op ruim 370.000 bezoekers in vier dagen tijd; op de eerste dag 55.000, op de tweede dag 75.000 en op de beide weekenddagen respectievelijk 130.000 en 110.000.
Crowd control
Risico’s van mensenmassa’s tijdens DelfSail worden niet of nauwelijks verwacht bij de scheepsgerelateerde activiteiten, maar vooral tijdens de geplande concerten op podia in het omlijstend programma. Op het beheersen van die risico’s wordt actief gestuurd door kritisch te kijken naar de optredende artiesten en het type publiek dat zij trekken, de locatie van de podia, beschikbare ruimte voor toeschouwers en uitwijkruimte en vluchtroutes bij calamiteiten. Tijdens deze ‘randevenementen’ vindt ook actief crowd control plaats, door telling van het aantal aanwezige toeschouwers met digitale telpoorten en toegangsdosering als de druk van toeschouwers op het terrein te groot wordt. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn in samenwerking met de gemeente, de politie en veiligheidsregio uitwerkt in een beveiligingsplan en crowdmanagementplan.
Bereikbaarheid
De tweede prioriteit betreft de bereikbaarheid van het havengebied en de stad Delfzijl. Vanwege het beperkte aantal ontsluitingswegen en de verwachte grote verkeersstromen is het risico van verkeersstagnatie groot als hierop onvoldoende wordt gestuurd. In samenwerking met gemeente, provincie en openbaar vervoerbedrijven, is een mobiliteitsplan gemaakt met parkeerplaatsen op afstand, pendelvervoer en het stimuleren van bezoekers om met openbaar vervoer te komen. De gemeente en provincie hebben hierin een rol als wegbeheerder, maar ook in het verlenen van de evenementenvergunning. Het waarborgen van veiligheid en bereikbaarheid zijn belangrijke vergunningsvoorwaarden.
Vrije calamiteitenroutes
Tijdens het evenement wordt door middel van afzettingen en andere verkeersmanagementmaatregelen geborgd dat, zowel in het DelfSail-evenementengebied als in de stad, voldoende vrije calamiteitenroutes beschikbaar zijn. Enerzijds om hulpdiensten bij onverhoopte incidenten tijdens DelfSail in staat te stellen snel en zonder oponthoud de incidentlocatie te bereiken, anderzijds om Delfzijl en omgeving bereikbaar te houden voor reguliere hulpverlening en spoedeisend ambulancevervoer.
Veiligheidsplan
In het ‘Veiligheidsplan DelfSail 2024’, dat op basis van de risicoanalyse is opgesteld, zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokken publieke en private partijen vastgelegd. Zoals gezegd is de organisatie van DelfSail primair zelf verantwoordelijk voor een veilig verloop. Naast risicobeheersing met preventieve en proactieve beheersmaatregelen aan de voorkant, zet de organisatie ook een stevige responsorganisatie neer om bij ongevallen en incidenten direct te kunnen optreden. Er is een eigen bedrijfshulpverleningsorganisatie actief, die bij incidenten als onwel worden, beginnende branden en andere onveilige situaties de eerste maatregelen kan treffen, kan assisteren bij crowd management en (delen van) het evenemententerrein kan ontruimen als dat noodzakelijk is.
Medische component
De medische component van de interne hulpverlening op het terrein wordt verzorgd door het Nederlandse Rode Kruis en lokale EHBO-verenigingen. Om de evenementcoördinatie en de interne veiligheidsorganisatie beheersbaar te houden is het DelfSail-terrein met 1200 strekkende meter kade onderverdeeld in vijf sectoren, elk onder leiding van een sectorhoofd.
Omslagpunt
Voor elk van de 16 vastgestelde mogelijke scenario’s uit de risicoanalyse is vastgelegd waar het omslagpunt ligt tussen interne hulpverlening onder verantwoordelijkheid van de DelfSail-organisatie en externe hulp en crisismanagement onder de paraplu van de Veiligheidsregio Groningen. Ook als de overheidshulpverlening in actie moet komen, blijft ondersteuning vanuit de DelfSail-organisatie cruciaal, in de vorm van begidsing en ondersteuning, met als groot verschil dat nu de veiligheidsregio de leiding heeft over de incidentbestrijding. Het DelfSail coördinatieteam dat alle evenementactiviteiten coördineert, fungeert in die ‘opgeschaalde’ situatie als calamiteitenteam, dat met een liaison ook is vertegenwoordigd in het lokale crisisteam van de veiligheidsregio (Commando Plaats Incident).
Veiligheidsplan
Voor een soepele samenwerking en afstemming is van belang dat alle vertegenwoordigers in de crisismanagementorganisatie elkaars rollen en verantwoordelijkheden kennen. Die randvoorwaarde is geborgd doordat de DelfSail-organisatie en de betrokken overheden en bevoegde gezag in het 15 maanden lange voorbereidingstraject al intensief met elkaar optrekken, gezamenlijk scenario’s en het veiligheidsplan hebben opgesteld en de scenario’s ook beoefenen tijdens table-top sessies.
Nautisch plan
Naast het veiligheidsplan voor het waarborgen van de veiligheid en incidentrespons op het land, is er een apart nautisch plan voor alle veiligheidsaspecten op het water en aan boord van de schepen. Het goed regelen en vastleggen van taken en bevoegdheden voor die nautische aspecten is belangrijk, omdat aan DelfSail een groot aantal internationale zeegaande schepen deelneemt. Volgens de maritieme veiligheidsregelgeving ligt voor de veiligheid en incidentbestrijding aan boord van schepen de verantwoordelijkheid bij de kapitein. Zeegaande schepen moeten zelf beschikken over middelen en opgeleide en getrainde bemanning, om incidenten zoals branden en medische noodgevallen zelfstandig op te lossen.
Kapitein
Als de schepen afgemeerd liggen in een haven, zoals tijdens DelfSail, blijft de kapitein de verantwoordelijke aan boord. Maar het schip valt dan wel onder de wet- en regelgeving van het betreffende land, waardoor ook het bevoegde gezag en de overheidshulpdiensten op het land hun verantwoordelijkheden hebben. Discussies over het wel of niet toelaten van hulpdiensten en overheidsdienaren tijdens een incident kosten onnodig tijd en moeten worden vermeden. Daarom is in het nautisch plan vastgelegd bij welke incidentscenario’s en situaties de kapitein verplicht is de autoriteiten en hulpdiensten toegang te verschaffen.
Driehoek
Die havenautoriteiten hebben ook eigenstandige taken en bevoegdheden, omdat een incident op een schip, zoals een brand of olielekkage, gevolgen kan hebben voor de veiligheid en continuïteit van de haven. Het nautisch plan is opgesteld in een driehoeksamenwerking tussen de DelfSail-organisatie, Rijkswaterstaat als beheerder van Noord- en Waddenzee en Groningen Seaports als beheerder van de haven van Delfzijl.
Feestelijk
Dankzij de nauwe en vroegtijdige samenwerking tussen publieke en private partners verwachten de organisatoren dat DelfSail opnieuw een feestelijk nautisch evenement wordt, waarop Delfzijl als toonaangevende zeehaven in Noord-Nederland met trots kan terugkijken. Met veiligheidskaders die stevig aansluiten op de behoeften van een groot meerdaags evenement, maar tegelijk ook ruimte laten om zichtbaarheid van bedrijven en vermaak voor gasten en bezoekers te accommoderen.
Kees Kappetijn.
Casper Dollekamp
Dit artikel is samengesteld door Casper Dollekamp en Kees Kappetijn, adviseurs Kappetijn Safety Specialists (KSS).
